税務相互相談会の皆さん
下記について教えて下さい。

【税　　目】

法人税

【対象顧客】

法人

【前　　提】

従業員への貸付金について、従業員が退職（とんだため）に伴い
音信不通となり、返済の見込みがありません。


【質　　問】

従業員への貸付金について、従業員が退職（とんだため）に伴い
音信不通となり、返済の見込みがありません。

貸付金は形式上の貸倒れ（法基通9-6-3）の対象外であるため、
事実上の貸倒れ（法基通9-6-2）として処理すべきと考えています。


そこで、以下の点についてご教示いただきたいです。


事実上の貸倒れとして認定される
「回収不能が明らかになった時期」は、
どのような事実が揃った段階で判断すべきでしょうか。
　（例：督促状送付後の返答なし、電話・メール不通、訪問記録、所在不明の確認など）

貸倒損失を計上できる具体的なタイミングは、
どの事業年度になると考えるべきでしょうか。

　（「全額回収不能が明らかになった日」の属する事業年度とされていますが、
従業員の退職日・最後の返済日・督促の経緯など、
どの事実を基準に判断するのが適切でしょうか）

事実上の貸倒れとして税務上説明可能な証拠書類は、
以下の資料で十分でしょうか。

　・貸付契約書または貸付金の授受記録
　・督促状の送付記録（内容証明郵便）
　・電話・メール・訪問の記録
　・退職後の所在不明を示す資料（住民票除票など）
　・返済が途絶えていることを示す入金記録
　これ以外に準備すべき資料があればご教示ください。


以上について、従業員貸付金の事実上の貸倒れとしての
適切な処理方法と税務上の留意点を確認したく、
アドバイスをいただけますと幸いです。

【参考条文・通達・ＵＲＬ等】

法基通9-6-3、法基通9-6-2